Prefacturacion, Proformas y Borradores de facturas (Faq Verifactu)

[Faneka]

Ok, si al final no quieren entrar al SII haremos eso. Gracias.

[CarlosMz]

buenas de nuevo,

cito web de la AEAT:

El reglamento que aprueba el RD 1007/2023, de 5 de diciembre, y la Orden Ministerial que lo desarrolla solo aplican a los sistemas informáticos de facturación (SIF), es decir, aquellos sistemas que son utilizados para expedir facturas o facturas simplificadas. Cualquier otro sistema informático que no sea de facturación, en principio no se ve afectado por la normativa.

Los requisitos generales de trazabilidad que emanan del literal del artículo 29.2.j) determinan que, a efectos informáticos, el sistema de generación de pre-facturación, borradores o proformas sin validez fiscal, debe estar vinculado indefectiblemente al Sistema de emisión de facturas, formando una unidad. Por ello y por razones de control interno, conviene que se conserven registros de las prefacturas o facturas proforma elaboradas.

Por ello, no sería legal y sería susceptible de sanción, el uso de sistemas que generen documentos preparatorios de facturas o de facturas simplificadas, sin que el sistema informático mismo disponga de elementos de control para la conservación de tales documentos preparatorios de forma debidamente vinculada a las facturas o a los registros de facturación que finalmente se emitan o, en defecto de factura, de forma que queden registrados y conservados en el sistema.

Por lo que entiendo que los borradores deben conservarse ? cómo estáis tratando este tema ?

[[newtron]]

Empezado por CarlosMz

buenas de nuevo,

cito web de la AEAT:


Por lo que entiendo que los borradores deben conservarse ? cómo estáis tratando este tema ?

Pufffffffffffffffffffffffffffffffffff..... pues esto si que es una movida y gorda.

[ermendalenda]

Empezado por newtron

Pufffffffffffffffffffffffffffffffffff..... pues esto si que es una movida y gorda.

Es demasiado genérico, una cosa es que se hagan facturas proformas pedidos y albaranes, que entonces tiene su lógica de conservacion. Pero si en un sistema estas metiendo una serie de líneas sin asignar clientes y posteriormente emites la factura o tiquet, por ejemplo restaurantes, bares, supermercados, tiendas. No se entiende que tengas que hacer doble grabación.
O sea, yo interpreto que se guarden y vinculen los pedidos, albaranes, presupuestos y facturas proformas o que de alguna forma se puedan posteriormente estar vinculados demostrando la trazabilidad,pero descarcanndo el vínculo con los pedidos y proformas no facturadas ya que no necesariamente se convierte en una faxtura y cuando se convierte puede que se cargue de nuevo se modifique total o parcialmente y después se facture.
Digamos que sí, que tengas algo pero no te obsesiones.
Si hacen una inspección y ven que hay algo gordo entonces tiraran de esto pero no van a ir a por esos vínculos por que sí. Depende tambien de lo cabreado que esté el inspector, no olvidemos que son humanos y tienen esas cartas, si las quieren usar..

[ermendalenda]

No olvidemos que lo que está reglamentado tecnicamentw es verifactu, ahí si hay que ser estrictos el resto de la normativa la reglamentais " tecnicamente" cada uno como podáis, si lo haceis bien o mal es muy discutible, por ejemplo con decir que si quiere que haya una trazabilidad de los pedidos en un rango de fechas hay que ponerse a sacar y cruzar datos cuando se pidan y cuadrarlo manualmente. Y que te van a decir

[bmfranky]

Hola, estamos en las mismas, lo que no quieren es que como no podemos hacer facturas y luego modificarlas, nos dediquemos a hacer proformas, y borrarlas, porque ya sabéis que los autónomos y empresarios , somos unos estafadores que nos dedicamos a facturar 1000€ al cliente y presentar 10€ a hacienda.
Lo siento pero es que me pilla de cerca una insinuación así y ya empiezo a estar harto de ello, ya hace años que una vez guardada una proforma, si permito modificarla mientras no este facturada, a partir de ahí no permito su modificación y nunca permito borrarlas, así que garantizo la trazabilidad, cuando facturo una proforma, la señalo como facturada y le asigno en una tabla de la base de datos la factura resultante, imagino que con los albaranes haréis lo mismo.

[CarlosR]

Empezado por bmfranky

Hola, estamos en las mismas, lo que no quieren es que como no podemos hacer facturas y luego modificarlas, nos dediquemos a hacer proformas, y borrarlas, porque ya sabéis que los autónomos y empresarios , somos unos estafadores que nos dedicamos a facturar 1000€ al cliente y presentar 10€ a hacienda.
Lo siento pero es que me pilla de cerca una insinuación así y ya empiezo a estar harto de ello, ya hace años que una vez guardada una proforma, si permito modificarla mientras no este facturada, a partir de ahí no permito su modificación y nunca permito borrarlas, así que garantizo la trazabilidad, cuando facturo una proforma, la señalo como facturada y le asigno en una tabla de la base de datos la factura resultante, imagino que con los albaranes haréis lo mismo.

¿ Qué es lo que no quiere nuestra "amiga" la AEAT ?
¿ No quiere que usemos archivos temporales para crear documentos ?
Es decir todos los archivos temporales que se crean en una B.D. hasta que finalmente se generan los registros definitivos de la factura van a ser cuantificados por alguien ? ¿ Estmos locos ?
La AEAT querrá ver que los albaranes una vez emitidos no se modifiquen. Pero ¿ quieren ver si añadimos una línea, salimos a comer y añadimos 3 mas después ? Lo que les importa es que no se pueda modificar una factura expedida (o recibida si es autofactura). De toda la vida NO SE PUEDE modifica un albarán emitido ni una factura emitida. Los procesos que use cada programa para generar la factura a la AEAT se la repampinfla, para comenzar porque son procesos temporales a partir de los cuales los procedimientos crean el documento.

Si queremos ser puristas tampoco se pueden modificar las reservas de material (compra o venta), Eso sí, una vez finalizadas. ¿ O vamos a tener detrás un inspector para ver como hacemos una propuesta de pedido ?
Ya sería de coña.

Otra cuestión bien distinta es el uso que se den a esos archivos temporales. Si creas un documento y le llamas factura tendrás un problema. También si lo haces con un excell, lo expides y posteriormente lo modificas. Justo eso es lo que quiere corregir la AEAT con su vigilancia y su código de barras verificable.
Quiero recordar que el proceso correcto es generación de albarán y posterior emisión al finalizar la creación. Seguido de una factura o bien recapitulativa en su momento o bien una factura en el momento. Y no hay mas.
La prefactura es un momento de aglutinación de albaranes temporal y solo para recapitulativas. A partir de la creación de la factura ya no hay temporales, no existen. ¿ Para qué deberían existir ? Imagina que deseas crear una factura, creas el temporal para la factura, posteriormente eliges no hacerla, borras el temporal. Al igual que la vida misma los temporales nacen, crecen y desaparecen. Por eso son temporales.

Hay temporales para generación de cartera y cálculo de vencimientos, temporales para creación de cabeceras, de pie de documento, contables, etc. ¿ Vamos a archivarlos todos ? ¿ Para qué ? Si el contador de temporal no importa a nadie, tal vez ni siquiera tenga ni contador sino un código dependiente de un conexto.
En síntesis, no creo que la AEAT se refiera a archivar los pasos que ocasionan la generación de un registro.
Atte.
Un programador mas en la lucha por subsistir ante adversidades tributarias.

[CarlosMz]

Ojalá sea como comentas, no le veo sentido almacenar lo temporal / borrador una vez convertido en factura.

Pero la cita en la web de la AEAT menciona documentos preparatorios como borradores, prefacturas...

https://sede.agenciatributaria.gob.e...00dc381e0aRCRD

[gcqZW]

Es que si nos ponemos tiquismiquis hasta un word o un excel valdría como programa informático de pre-facturación y no por ello te van a hacer guardar cada word que generes no vaya a ser...
Entiendo que los tiros van mas hacia si implementas un generador de pro-formas, albaranes etc. en tu programa ahí si que tendríamos que guardar los mismos. Pero igualmente me parece un poco chorrada y algo que no van a poder controlar.

[CarlosR]

Empezado por CarlosMz

Ojalá sea como comentas, no le veo sentido almacenar lo temporal / borrador una vez convertido en factura.

Pero la cita en la web de la AEAT menciona documentos preparatorios como borradores, prefacturas...

https://sede.agenciatributaria.gob.e...00dc381e0aRCRD

La reseña creo que dice que hay que guardarlos pero no entiendo por qué habría que hacerlo.
Personalmente me implica pocos cambios en el soft pero me parece absurdo.
Imagina que haces recapitulativas. Estás en prefactura, terminas una y generas la factura correspondiente, pendiente de insertar en contabilidad y de enviar al SIF. Tanto la prefactura como la factura van a ser siempre idénticas. Lo único que me parece razonable es que se limite el listado o el envio por email de una prefactura para evitar suspicacias. ¿ Qué ocurre cuando la AEAT NO admite la factura porque contiene errores ? Recuperas la prefactura a partir de la factura, corriges los errores y vuelves a generar la factura que ocupará su lugar original. Sin perder de vista los hash que en cada proceso se generan nuevos y sin perder la cadena. Pero repito, van a ser idénticas siempre.


Atte,

[CarlosMz]

Empezado por CarlosR

La reseña creo que dice que hay que guardarlos pero no entiendo por qué habría que hacerlo.
Personalmente me implica pocos cambios en el soft pero me parece absurdo.
Imagina que haces recapitulativas. Estás en prefactura, terminas una y generas la factura correspondiente, pendiente de insertar en contabilidad y de enviar al SIF. Tanto la prefactura como la factura van a ser siempre idénticas. Lo único que me parece razonable es que se limite el listado o el envio por email de una prefactura para evitar suspicacias. ¿ Qué ocurre cuando la AEAT NO admite la factura porque contiene errores ? Recuperas la prefactura a partir de la factura, corriges los errores y vuelves a generar la factura que ocupará su lugar original. Sin perder de vista los hash que en cada proceso se generan nuevos y sin perder la cadena. Pero repito, van a ser idénticas siempre.


Atte,

Aún peor, mirad las FAQ que acaban de publicar. Hacen referencia hasta las pruebas...

Título: BORRADORES DE FACTURA, “PRE-FACTURAS”, FACTURAS PROFORMA,
ALBARANES, FACTURAS DE PRUEBA…

https://www.agenciatributaria.es/sta...rolladores.pdf

[pablog2k]

que cachondos, pretenden que las facturas de pruebas o para formación también las subamos y luego las anulemos....

[Jaketon]

Bajo mi punto de vista han perdido un poco el norte con estos dos temas. Lo de conservar las "prefacturas" es una ridiculez como dice el compañero es un estado previo del documento no un documento en si con lo que no tiene sentido su conservación. Y lo de las DEMOS ya es la flipada total, si ya cuesta que la gente instale una demo imagina q le exija el certificado y le digas que va a mandar cosas a la AEAT.

Creo que la AEAT deberia pensar en hacer una nueva reunión con los desarrolladores pq se les está llendo la pinza con todo.

[novatico]

Buenos días:
Ayer envié la siguiente consulta a [email protected]:

En el documento 'ACLARACIONES A DUDAS DE DESARROLLADORES' publicado con fecha 05/05/2025, en la cuestión nº 11 "BORRADORES DE FACTURA, “PRE-FACTURAS”, FACTURAS PROFORMA, ALBARANES,
FACTURAS DE PRUEBA", se incluye en la explicación el concepto de "FACTURA PROFORMA", que en la realidad diaria se asemeja más a un PRESUPUESTO, en el sentido de que pueden confeccionarse gran número de ellos, pero al final ser aceptados muy pocos por parte de los clientes, por lo que nunca estarán enlazados a un pedido, albarán y mucho menos una factura.

En nuestro SIF, la introducción de un Presupuesto, Proforma o Pedido, son opcionales, siendo únicamente obligatoria la introducción de un Albarán de Entrega, que al facturarse, quedará ligado a esa factura, y desde ese momento, dicho albarán, no podrá ser modificado ni borrado.
Así mismo, si se introduce un Presupuesto o Proforma, puede ser convertido en un Pedido, o directamente en un Albarán, y un Pedido puede ser convertido en Albarán, que como he explicado en el párrafo anterior, es el único documento obligatorio para la confección de una factura posteriormente.
Incluso si se ha llegado a introducir un Pedido, es posible que, el cliente termine por cancelar toda la operación, y por tanto no generará ni albarán ni la posterior factura. En esta situación, lo habitual es borrar ese o esos pedidos, para evitar confusiones.

Teniendo en cuenta todo esto, sería correcta la posibilidad de borrar los Presupuestos, Proformas y Pedidos descartados ?

Hoy me han contestado lo habitual últimamente:

Buenos días:

Remitimos su consulta a los responsables para su valoración. En cuanto tengamos cualquier novedad le informaremos.

Si me llegan a contestar ya os diré.

Un saludo.

[bmfranky]

Empezado por novatico

Buenos días:
Ayer envié la siguiente consulta a [email protected]:

En el documento 'ACLARACIONES A DUDAS DE DESARROLLADORES' publicado con fecha 05/05/2025, en la cuestión nº 11 "BORRADORES DE FACTURA, “PRE-FACTURAS”, FACTURAS PROFORMA, ALBARANES,
FACTURAS DE PRUEBA", se incluye en la explicación el concepto de "FACTURA PROFORMA", que en la realidad diaria se asemeja más a un PRESUPUESTO, en el sentido de que pueden confeccionarse gran número de ellos, pero al final ser aceptados muy pocos por parte de los clientes, por lo que nunca estarán enlazados a un pedido, albarán y mucho menos una factura.

En nuestro SIF, la introducción de un Presupuesto, Proforma o Pedido, son opcionales, siendo únicamente obligatoria la introducción de un Albarán de Entrega, que al facturarse, quedará ligado a esa factura, y desde ese momento, dicho albarán, no podrá ser modificado ni borrado.
Así mismo, si se introduce un Presupuesto o Proforma, puede ser convertido en un Pedido, o directamente en un Albarán, y un Pedido puede ser convertido en Albarán, que como he explicado en el párrafo anterior, es el único documento obligatorio para la confección de una factura posteriormente.
Incluso si se ha llegado a introducir un Pedido, es posible que, el cliente termine por cancelar toda la operación, y por tanto no generará ni albarán ni la posterior factura. En esta situación, lo habitual es borrar ese o esos pedidos, para evitar confusiones.

Teniendo en cuenta todo esto, sería correcta la posibilidad de borrar los Presupuestos, Proformas y Pedidos descartados ?

Hoy me han contestado lo habitual últimamente:

Buenos días:

Remitimos su consulta a los responsables para su valoración. En cuanto tengamos cualquier novedad le informaremos.

Si me llegan a contestar ya os diré.

Un saludo.

Pues visto lo visto me huelo que te dirán que las pro formas y presupuestos, has de almacenarlos, porque al ser una "Prefectura*" imprimible , da a el caso de que la cobres y luego la anules, sin notificar nada, ya sabes , los únicos santos e intachables son los del gobierno**, nosotros los Autonomos y Empresarios, nos levantamos y acostamos, pensando en como vamos a defraudar a hacienda....


*Vamos , cualquier tipo de presupuesto, lo llames , pre-factura, presupuesto, pro forma, etc..., que puedas imprimir para pasarle al cliente y según ellos, luego modificar para facturar y pagar menos impuestos, sin entregarle al cliente final la factura definitiva, empiezo a estar un poco molesto con el tema, se nota??


**Ojo, no me refiero a ningún partido ni pollas en vinagre, me refiero a hacienda y demás sistemas contables y de recaudación...

[novatico]

A mí lo que más me molesta es que con la redacción que han dado a la Ley, se han quitado el muerto de tener que demostrar que defraudas, y nos lo han pasado a nosotros, los desarrolladores.
Lo que no sé hasta que punto sería correcto porque en jurisprudencia, la carga de la prueba siempre corresponde a quien denuncia, en este caso sería la Agencia Tributaria. Recordar que es sancionable "la mera tenencia de un programa que no cumpla la Ley Antifraude", lo que en la práctica supone que, incluso si a un cliente le instalas un SIF certificado y correcto, pero le dejas instalado el anterior que no cumple la Ley, podrían sancionarle.

"Cortita y al pie" como dicen los futboleros.

[CarlosR]

Empezado por bmfranky

Pues visto lo visto me huelo que te dirán que las pro formas y presupuestos, has de almacenarlos, porque al ser una "Prefectura*" imprimible , da a el caso de que la cobres y luego la anules, sin notificar nada, ya sabes , los únicos santos e intachables son los del gobierno**, nosotros los Autonomos y Empresarios, nos levantamos y acostamos, pensando en como vamos a defraudar a hacienda....


*Vamos , cualquier tipo de presupuesto, lo llames , pre-factura, presupuesto, pro forma, etc..., que puedas imprimir para pasarle al cliente y según ellos, luego modificar para facturar y pagar menos impuestos, sin entregarle al cliente final la factura definitiva, empiezo a estar un poco molesto con el tema, se nota??


**Ojo, no me refiero a ningún partido ni pollas en vinagre, me refiero a hacienda y demás sistemas contables y de recaudación...

Los únicos documentos que la Ley Gral de Facturación indica que deben ser consecutivos en su número de documento y serie y que deben ir ordenados por fecha son los albaranes y las facturas. Las facturas es evidente que ellos lo pueden saber a partir de los registros de facturación, (330, consulta del registro de los libros contables, etc). Los albaranes se pueden solicitar en un caso de inspección (poco frecuente pero ya he visto alguno). Entre otras cuestiones porque generalmente en las propias facturas se suele indicar el número de albarán y la fecha.

Con respecto a las reservas de material (pedidos) que yo sepa no hay ninguna ley con carácter vinculante y que si los eliminas pueden incurrir en infracción. He visto que en muy contadas ocasiones algún subinspector preguntó por ello insitu, en casa del cliente. Pero sin mayor trascendencia. Los pedidos se pueden anular, servir, devolver, volver a crear, etc. Aunque se consideran documentos - contrato de compra y venta. Pero nada indica que has servido un pedido a menos que desencadene en un alblarán.
En el caso de las proformas y presupuestos, es papel mojado. Los creas, los borras, los modificas, etc.etc y si quieres los inventas. Es mas, tengo la impresión de que forman parte de los datos a los que la AEAT no debe tener acceso. Aunque nunca se sabe a la vista de lo que estamos hablando aquí.

Personalmente no le voy a dar mas vueltas, si quieren que no se eliminen las prefacturas no hay problema, se les marca un status de ya procesadas y ahí siguen, sin mas. Una cosa es que queden vinculadas y otra que se encadenen como las facturas. De ello no hay constancia. De momento.


Un saludo.

[ermendalenda]

Van cambiando, hace unos meses dijeron que la ley sólo afectaba a las facturas, puesto que era lo que estaba regulado en el reglamento, ahora esto.

[Faneka]

Una pregunta, hablando de proformas, nosotros lo único que tenemos es la opción de facturar los albaranes o sacar un impreso (sin guardar nada) con la anotación de PROFORMA. ¿Tendriamos que guardar esa "PROFORMA" fisicamente?

[novatico]

Empezado por bmfranky

Pues visto lo visto me huelo que te dirán que las pro formas y presupuestos, has de almacenarlos, porque al ser una "Prefectura*" imprimible , da a el caso de que la cobres y luego la anules, sin notificar nada, ya sabes , los únicos santos e intachables son los del gobierno**, nosotros los Autonomos y Empresarios, nos levantamos y acostamos, pensando en como vamos a defraudar a hacienda....


*Vamos , cualquier tipo de presupuesto, lo llames , pre-factura, presupuesto, pro forma, etc..., que puedas imprimir para pasarle al cliente y según ellos, luego modificar para facturar y pagar menos impuestos, sin entregarle al cliente final la factura definitiva, empiezo a estar un poco molesto con el tema, se nota??


**Ojo, no me refiero a ningún partido ni pollas en vinagre, me refiero a hacienda y demás sistemas contables y de recaudación...

Pues si esa termina siendo la respuesta, tal vez me plantee sacar del SIF la parte de Presupuestos, Proformas y Pedidos, a un módulo independiente, y con funciones similares a "copiar" y "pegar" que permita introducir información de Presupuestos, Proformas y Pedidos del módulo independiente, en los albaranes del SIF Verifactu.