registro facturas con sustitutivas

[Franche]

Buenas tardes,

Mi proveedor ficticio SACOSAS, S.L. me emite una factura en su software adaptado a verifactu:

Factura: F25/1
Fecha: 25/03/2025
EMISOR: SACOSAS S.L.
RECEPTOR: CLIENTE GRANDE S.L.
BASE: 1.000€
CUOTA: 210€
TOTAL:1.210€

El registro de esta factura se ha remitido a la AEAT y la respuesta ha sido: correcta

Pero me doy cuenta que mi dirección en la factura está mal y así se lo comunico a la administración de mi proveedor, a lo que según su sistema de facturación verifactu le permite hacer una factura rectificativa por sustitución. Y emiten la factura R25/1 :

Factura Rectificativa por Sustitución: R25/1
Rectifica la factura: 25/1
Motivo de la rectificación es : Domicilio Receptor
Fecha: 19/05/2025
EMISOR: SACOSAS S.L.
RECEPTOR: CLIENTE GRANDE S.L.
BASE: 1.000€
CUOTA: 210€
TOTAL:1.210€

El registro de esta factura se ha remitido a la AEAT y la respuesta ha sido: correcta

En nuestra gestión de gastos ya introducimos la primera factura de gastos F25/1 el día 25 de Marzo:
F25/1 Fecha: 25/03/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€

Ahora nos ha llegado esta otra factura de gastos, donde indica que sustituye a la factura R25/1 por el motivo: Domicilio Receptor
R25/1 Fecha: 02/04/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€

Con lo cual en el registro de facturas de gastos para declaración de IVA salen las dos facturas :
F25/1 Fecha: 25/03/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€
R25/1 Fecha: 02/04/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€

Nuestro proveedor nos dice que su SIF verifactu solamente le permite hacer una rectificativa por sustitución, en un solo paso, ya que el motivo de la rectificación es : Domicilio Receptor
En este caso suponemos que la forma correcta es la que ha hecho nuestro proveedor, ósea, su SIF verifactu.

¿Pero como sería el registro de facturas de gastos en este caso para que no aparezca que el total de gastos es de 2.000€ y la cuota 420€?

Un saludo

[ermendalenda]

Empezado por Franche

Buenas tardes,

Mi proveedor ficticio SACOSAS, S.L. me emite una factura en su software adaptado a verifactu:

Factura: F25/1
Fecha: 25/03/2025
EMISOR: SACOSAS S.L.
RECEPTOR: CLIENTE GRANDE S.L.
BASE: 1.000€
CUOTA: 210€
TOTAL:1.210€

El registro de esta factura se ha remitido a la AEAT y la respuesta ha sido: correcta

Pero me doy cuenta que mi dirección en la factura está mal y así se lo comunico a la administración de mi proveedor, a lo que según su sistema de facturación verifactu le permite hacer una factura rectificativa por sustitución. Y emiten la factura R25/1 :

Factura Rectificativa por Sustitución: R25/1
Rectifica la factura: 25/1
Motivo de la rectificación es : Domicilio Receptor
Fecha: 19/05/2025
EMISOR: SACOSAS S.L.
RECEPTOR: CLIENTE GRANDE S.L.
BASE: 1.000€
CUOTA: 210€
TOTAL:1.210€

El registro de esta factura se ha remitido a la AEAT y la respuesta ha sido: correcta

En nuestra gestión de gastos ya introducimos la primera factura de gastos F25/1 el día 25 de Marzo:
F25/1 Fecha: 25/03/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€

Ahora nos ha llegado esta otra factura de gastos, donde indica que sustituye a la factura R25/1 por el motivo: Domicilio Receptor
R25/1 Fecha: 02/04/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€

Con lo cual en el registro de facturas de gastos para declaración de IVA salen las dos facturas :
F25/1 Fecha: 25/03/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€
R25/1 Fecha: 02/04/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€

Nuestro proveedor nos dice que su SIF verifactu solamente le permite hacer una rectificativa por sustitución, en un solo paso, ya que el motivo de la rectificación es : Domicilio Receptor
En este caso suponemos que la forma correcta es la que ha hecho nuestro proveedor, ósea, su SIF verifactu.

¿Pero como sería el registro de facturas de gastos en este caso para que no aparezca que el total de gastos es de 2.000€ y la cuota 420€?

Un saludo

No lo había pensado, pero por lógica la factura F35/1 para el receptor sería nula, o sea una anulación, incluso puede que no nos llegue la primera por que se de cuenta el emisor antes de enviarla y solo nos mande la rectificativa, con lo cual el receptor no tiene por qué registrarla, imagínate que el error es en los cálculos de iva y el sistema del receptor ni siquiera la acepte, ejemplo Face.

[Franche]

Y además puede ser que la original (la primera) F25/1 ya esté declarada.

[sglorka]

Empezado por Franche

Buenas tardes,

Mi proveedor ficticio SACOSAS, S.L. me emite una factura en su software adaptado a verifactu:

Factura: F25/1
Fecha: 25/03/2025
EMISOR: SACOSAS S.L.
RECEPTOR: CLIENTE GRANDE S.L.
BASE: 1.000€
CUOTA: 210€
TOTAL:1.210€

El registro de esta factura se ha remitido a la AEAT y la respuesta ha sido: correcta

Pero me doy cuenta que mi dirección en la factura está mal y así se lo comunico a la administración de mi proveedor, a lo que según su sistema de facturación verifactu le permite hacer una factura rectificativa por sustitución. Y emiten la factura R25/1 :

Factura Rectificativa por Sustitución: R25/1
Rectifica la factura: 25/1
Motivo de la rectificación es : Domicilio Receptor
Fecha: 19/05/2025
EMISOR: SACOSAS S.L.
RECEPTOR: CLIENTE GRANDE S.L.
BASE: 1.000€
CUOTA: 210€
TOTAL:1.210€

El registro de esta factura se ha remitido a la AEAT y la respuesta ha sido: correcta

En nuestra gestión de gastos ya introducimos la primera factura de gastos F25/1 el día 25 de Marzo:
F25/1 Fecha: 25/03/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€

Ahora nos ha llegado esta otra factura de gastos, donde indica que sustituye a la factura R25/1 por el motivo: Domicilio Receptor
R25/1 Fecha: 02/04/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€

Con lo cual en el registro de facturas de gastos para declaración de IVA salen las dos facturas :
F25/1 Fecha: 25/03/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€
R25/1 Fecha: 02/04/2025 EMISOR: SACOSAS S.L. BASE: 1.000€ CUOTA: 210€ TOTAL:1.210€

Nuestro proveedor nos dice que su SIF verifactu solamente le permite hacer una rectificativa por sustitución, en un solo paso, ya que el motivo de la rectificación es : Domicilio Receptor
En este caso suponemos que la forma correcta es la que ha hecho nuestro proveedor, ósea, su SIF verifactu.

¿Pero como sería el registro de facturas de gastos en este caso para que no aparezca que el total de gastos es de 2.000€ y la cuota 420€?

Un saludo

Creas una Nota de Crédito, factura de abono, sobre la factura F25/1 por valor de -1.210€ con fecha de expedición 02/04/2025. Con este movimiento anulas la operación de tu proveedor y ahora registras la factura rectificativa R25/1 con fecha 02/04/2025. En el mes 04 no tendrá impacto dichos movimientos ya que se cancelan unos con otros

[Franche]

el problema lo veo al generar una rectificativa por sustitución en UN SOLO PASO, es ahí donde no sabría como actual en el libro de facturas expedidas, que datos incluir y sobre todo en los sumatorios de importes no se como actuar en el caso de una factura RECTIFICADA POR SUSTITUCION y en la misma FACTURA RECTIFICATIVA POR SUSTITUCION.

[mqm]

Empezado por Franche

el problema lo veo al generar una rectificativa por sustitución en UN SOLO PASO, es ahí donde no sabría como actual en el libro de facturas expedidas, que datos incluir y sobre todo en los sumatorios de importes no se como actuar en el caso de una factura RECTIFICADA POR SUSTITUCION y en la misma FACTURA RECTIFICATIVA POR SUSTITUCION.

Envias esos datos a Verifactu .... NO... pues listo. ni rectificativa ni nada.

[sglorka]

Empezado por Franche

el problema lo veo al generar una rectificativa por sustitución en UN SOLO PASO, es ahí donde no sabría como actual en el libro de facturas expedidas, que datos incluir y sobre todo en los sumatorios de importes no se como actuar en el caso de una factura RECTIFICADA POR SUSTITUCION y en la misma FACTURA RECTIFICATIVA POR SUSTITUCION.

Por eso existe la rectificación en dos pasos, primero emites abono y luego emites rectificativa x sustitución. Se te acabaron los problemas, ambas facturas (el abono y la rectificativa) pasan a engrosar el libro de facturas expedidas (ambos libros quiero decir, debe haber uno para las ordinarias y otro libro para las rectificativas)

[Franche]

Yo siempre pienso en el usuario, que como bien sabemos, no tienen ni idea la mayoría y si haces una factura que verifactu te da incorrecta como respuesta, seguramente harán como bien dices una de abono (sin rectificar el error, imaginemos que ese error es en el nombre o nif del cliente) y le dará otra vez incorrecta y luego no harán ni otra rectificativa, yo en DOS PASOS lo veo un error en si.

[sglorka]

Empezado por Franche

Yo siempre pienso en el usuario, que como bien sabemos, no tienen ni idea la mayoría y si haces una factura que verifactu te da incorrecta como respuesta, seguramente harán como bien dices una de abono (sin rectificar el error, imaginemos que ese error es en el nombre o nif del cliente) y le dará otra vez incorrecta y luego no harán ni otra rectificativa, yo en DOS PASOS lo veo un error en si.

No creas, si la factura le viene con error donde tú identificas (no el usuario) que se debe cambiar la dirección fiscal del cliente o su Nif ( utilizando los códigos de error ), debes presentar al usuario una ventana indicando lo que ha pasado y dentro de dicha ventana, la posibilidad de cambiar la dirección fiscal o el Nif. Una vez hecho, debes generar de forma automática, el abono y la factura rectificativa.
Obviamente, el abono también te lo va a rechazar pero es lo que debe ocurrir si no tendrías una abono en la Aeat huérfano (el registro que abona fue rechazado). Debes guardar la traza que une la factura rechazada, el abono y la rectificativa y se te llega correcta la rectificativa (por lo tanto has resuelto el problema ) debes marcar todos los registros involucrados en la rectificación con estado "OK" y no informar del rechazo del abono.

[Franche]

Quizás te hayas explicado mal pero tu dices:
No creas, si la factura le viene con error donde tú identificas (no el usuario) que se debe cambiar la dirección fiscal del cliente o su Nif ( utilizando los códigos de error ), debes presentar al usuario una ventana indicando lo que ha pasado y dentro de dicha ventana, la posibilidad de cambiar la dirección fiscal o el Nif. Una vez hecho, debes generar de forma automática, el abono y la factura rectificativa.

Hasta ahí bien, pero el segundo parrafo :
Obviamente, el abono también te lo va a rechazar pero es lo que debe ocurrir si no tendrías una abono en la Aeat huérfano (el registro que abona fue rechazado). Debes guardar la traza que une la factura rechazada, el abono y la rectificativa y se te llega correcta la rectificativa (por lo tanto has resuelto el problema ) debes marcar todos los registros involucrados en la rectificación con estado "OK" y no informar del rechazo del abono.

No le encuentro sentido, está todo bien escrito?

Gracias por contestar

[sglorka]

Empezado por Franche

Quizás te hayas explicado mal pero tu dices:
No creas, si la factura le viene con error donde tú identificas (no el usuario) que se debe cambiar la dirección fiscal del cliente o su Nif ( utilizando los códigos de error ), debes presentar al usuario una ventana indicando lo que ha pasado y dentro de dicha ventana, la posibilidad de cambiar la dirección fiscal o el Nif. Una vez hecho, debes generar de forma automática, el abono y la factura rectificativa.

Hasta ahí bien, pero el segundo parrafo :
Obviamente, el abono también te lo va a rechazar pero es lo que debe ocurrir si no tendrías una abono en la Aeat huérfano (el registro que abona fue rechazado). Debes guardar la traza que une la factura rechazada, el abono y la rectificativa y se te llega correcta la rectificativa (por lo tanto has resuelto el problema ) debes marcar todos los registros involucrados en la rectificación con estado "OK" y no informar del rechazo del abono.

No le encuentro sentido, está todo bien escrito?

Gracias por contestar

Yo lo veo bien redactado. ¿ A qué no le encuentras sentido ?

[gcqZW]

Según entiendo yo, se refiere a que si haces el abono con los datos correctos, tendrías la factura original rechazada, el abono aceptado pero que no abona a ninguna factura y por ultimo la rectificativa. Por lo que este escenario sería incorrecto para la AEAT, por lo que el abono de una factura rechazada tiene que por cojones estar rechazado también, sino tendrás el abono huérfano al que se refiere sglorka.

Espero que así este mas claro.

[rci]

Empezado por sglorka

No creas, si la factura le viene con error donde tú identificas (no el usuario) que se debe cambiar la dirección fiscal del cliente o su Nif ( utilizando los códigos de error ), debes presentar al usuario una ventana indicando lo que ha pasado y dentro de dicha ventana, la posibilidad de cambiar la dirección fiscal o el Nif. Una vez hecho, debes generar de forma automática, el abono y la factura rectificativa.
Obviamente, el abono también te lo va a rechazar pero es lo que debe ocurrir si no tendrías una abono en la Aeat huérfano (el registro que abona fue rechazado). Debes guardar la traza que une la factura rechazada, el abono y la rectificativa y se te llega correcta la rectificativa (por lo tanto has resuelto el problema ) debes marcar todos los registros involucrados en la rectificación con estado "OK" y no informar del rechazo del abono.

Hola sglorka, en esto precisamente estaba pensando yo ayer. Pero no tenia claro si era correcto.

Primero sobre el abono y la rectificativa, nuestra idea era que nuestro SIF ofreciera al usuario la opción de crear rectificativa por sustitución de la Factura1, y en ese caso, internamente crearía el abono, con su registro de facturación, pero el usuario ni lo vería, y también crearía la factura rectificativa por sustitución, para que el usuario introduzca los datos correctos que corrijan la Factura1.
Al salvar el abono y la rectificativa se crearan sus registros de facturación y se enviarán siguiendo el control de flujo.

Sobre el registro de facturación del abono, aunque sea rechazado, como el usuario no tiene que hacer nada para corregir ese rechazo, creemos que nuestro SIF ya no tendría que mostrar ese error concreto al usuario, porque forma parte del procedimiento para corregir el rechazo de la primera factura. el procedimiento de hacer una factura rectificativa por sustitución en dos pasos (mediante dos facturas).

Lo de "marcar todos los registros involucrados en la rectificación con estado OK" no lo tengo tan claro, porque realmente es rechazado, pero NO avisar al usuario para que haga algo, si que estoy de acuerdo.

Lo planteáis así también sglorka?

[gcqZW]

porque forma parte del procedimiento para corregir el rechazo de la primera factura

Exacto, si hacemos rectificación por dos pasos sí o sí pasará el rechazo del abono (cuando el original este rechazado), enseñarle al cliente el abono no tiene mucho sentido como dices.
Yo entiendo que marcar todo como OK es más para controlar que aunque un registro este erróneo ya se ha subsanado, rectificado o anulado, por lo que ya te puedes olvidar del él.

[sglorka]

Empezado por gcqZW

Exacto, si hacemos rectificación por dos pasos sí o sí pasará el rechazo del abono (cuando el original este rechazado), enseñarle al cliente el abono no tiene mucho sentido como dices.
Yo entiendo que marcar todo como OK es más para controlar que aunque un registro este erróneo ya se ha subsanado, rectificado o anulado, por lo que ya te puedes olvidar del él.

Exacto, hay que intentar que el usuario no se líe con los rechazos

[RanNav]

Empezado por rci

Hola sglorka, en esto precisamente estaba pensando yo ayer. Pero no tenia claro si era correcto.

Primero sobre el abono y la rectificativa, nuestra idea era que nuestro SIF ofreciera al usuario la opción de crear rectificativa por sustitución de la Factura1, y en ese caso, internamente crearía el abono, con su registro de facturación, pero el usuario ni lo vería, y también crearía la factura rectificativa por sustitución, para que el usuario introduzca los datos correctos que corrijan la Factura1.
Al salvar el abono y la rectificativa se crearan sus registros de facturación y se enviarán siguiendo el control de flujo.

Sobre el registro de facturación del abono, aunque sea rechazado, como el usuario no tiene que hacer nada para corregir ese rechazo, creemos que nuestro SIF ya no tendría que mostrar ese error concreto al usuario, porque forma parte del procedimiento para corregir el rechazo de la primera factura. el procedimiento de hacer una factura rectificativa por sustitución en dos pasos (mediante dos facturas).

Lo de "marcar todos los registros involucrados en la rectificación con estado OK" no lo tengo tan claro, porque realmente es rechazado, pero NO avisar al usuario para que haga algo, si que estoy de acuerdo.

Lo planteáis así también sglorka?

Buenas, pero si se crea una factura rectificativa por sustitución, no debería ser necesario una factura de abono de la rechazada, no? Eso en el caso que la factura aún no haya sido emitida al cliente incorrecto.
Por lo que yo entiendo, cuando se emite una factura rectificativa por sustitución quedaría "anulada" la factura a la que rectifica, entonces problema solucionado. No sé si es que ya llevo un lío tremendo o que pues...

[sglorka]

Empezado por rci

Hola sglorka, en esto precisamente estaba pensando yo ayer. Pero no tenia claro si era correcto.

Primero sobre el abono y la rectificativa, nuestra idea era que nuestro SIF ofreciera al usuario la opción de crear rectificativa por sustitución de la Factura1, y en ese caso, internamente crearía el abono, con su registro de facturación, pero el usuario ni lo vería, y también crearía la factura rectificativa por sustitución, para que el usuario introduzca los datos correctos que corrijan la Factura1.
Al salvar el abono y la rectificativa se crearan sus registros de facturación y se enviarán siguiendo el control de flujo.

Sobre el registro de facturación del abono, aunque sea rechazado, como el usuario no tiene que hacer nada para corregir ese rechazo, creemos que nuestro SIF ya no tendría que mostrar ese error concreto al usuario, porque forma parte del procedimiento para corregir el rechazo de la primera factura. el procedimiento de hacer una factura rectificativa por sustitución en dos pasos (mediante dos facturas).

Lo de "marcar todos los registros involucrados en la rectificación con estado OK" no lo tengo tan claro, porque realmente es rechazado, pero NO avisar al usuario para que haga algo, si que estoy de acuerdo.

Lo planteáis así también sglorka?

Sí, ese es mi planteamiento. Realmente para cada RF tengo dos campos para identificar su progreso, el primer estado registra la respuesta originaria de la Aeat, y el segundo estado, registra cómo se ha quedado después de una subsanación o rectificación. Para el caso que nos ocupa tendría lo siguiente

Factura EstadoInicial EstadoFinal
F1 Rechazada Aceptada
-F1 Rechazada Aceptada
R4 Aceptada Aceptada

Es la respuesta Correcta de R4 la que pasa el EstadoFinal de los RF involucrados a Aceptada. Ya no será necesario informar al usuario del rechazo del Abono

[rci]

Empezado por RanNav

Buenas, pero si se crea una factura rectificativa por sustitución, no debería ser necesario una factura de abono de la rechazada, no? Eso en el caso que la factura aún no haya sido emitida al cliente incorrecto.
Por lo que yo entiendo, cuando se emite una factura rectificativa por sustitución quedaría "anulada" la factura a la que rectifica, entonces problema solucionado. No sé si es que ya llevo un lío tremendo o que pues...

Hola RanNav, yo también me liaba mucho pero creo que estoy empezando a entenderlo.

Esto que comentas seria en el caso de factura rectificativa por sustitución EN UN PASO (con una sola factura).
Lo que estamos comentado es factura rectificativa por sustitución EN DOS PASOS (con dos facturas).

la rectificativa por sustitución en un paso es lo que recomiendan y queda muy "guai" que con una sola ya se "anula" la que está mal... y por la parte de hacienda si les envías bien los registros de facturación pues ya les vale, pero para la parte de los programas, esa opción complica mucho la gestión, porque ... claro, si una "rectificativa por sustitución en un solo paso" digamos que sustituye y "anula" la rechazada... tienes que marcarlo de alguna forma en tu programa e indicarle que aquella factura rechazada no cuenta para nada, ni para stocks ni para los informes ni para contabilidad... un lio gordo.
En cambio con la opción "factura rectificativa por sustitución en dos pasos" (con dos facturas, una negativa(abono) y la rectificativa) pues ese problema ya no lo tienes porque el abono compensa (digamos que "anula") la rechazada original.

Tiene la "pega" que si la factura original es rechazada, el abono también lo será, esto para hacienda es, (con palabras suyas de una consulta) "bastante extraño, aunque no se puede considerar irregular". por lo tanto lo aceptan y hay alguna consulta vinculante donde lo explican.

Espero haberlo explicado bien. Si no corregidme por favor.

Saludos

[Franche]

Lo has explicado muy bien, pero entiendo que la de abono también será incorrecta ya que la original tiene respuesta de incorrecta (por el motivo que sea) y el reglamento dice que supuestamente tienes que corregir todas las incorrectas y esa de Abono sería incorrecta siempre porque sería duplicar la original pero en negativo, es correcto ?

[gcqZW]

esa de Abono sería incorrecta siempre porque sería duplicar la original pero en negativo

Exacto, pero piensa que la rectificativa final es la que corrige todo por lo que aunque quede extraño tener que generar un RF erróneo de por si, ese es el procedimiento (si lo haces en dos pasos claro).