Verifactu: encadenamiento y conocimientos contables de los camareros

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Hola a todos: tengo un duda y lo peor es que me temo que ya se la respuesta. En los software que se utilizan en restaurantes, pequeñas tiendas de retail y similares, se emiten generalmente facturas simplificadas y en determinado momento, generalmente al cierre de día, se envían a "las oficinas centrales" (servidor central o similar), por lo que cualquier rectificación de facturas emitidas generalmente se hace por personal de administración y contabilidad que sabe lo que hace. Según veo con verifactu, por el tema del encadenamiento, todas las operaciones que se hagan en las facturas se deben hacer desde ordenadores que tengan acceso al pool de encadenamiento. Estando en red no hay problema, pero en sistemas descentralizados en los cuales la numeración de las facturas se crea en la propia unidad, todas esas modificaciones que antes se hacían en oficinas centrales por personal de administración ahora no podrán hacerse, si no es por medio de una conexión a estos equipos, por VPN o similar, lo cual en algunos casos no es tan sencillo porque el equipo de la unidad puede ser tan solo una TPV. Y por otro lado un camarero o dependiente no le puedes pedir conocimientos de contabilidad, en la mayoría de los casos no los saben ni los dueños... ¿Alguien más ve aquí un problema gordo? ¿Alguna idea para paliarlo en parte?

[jlmoli_67]

Empezado por emailesc

Hola a todos: tengo un duda y lo peor es que me temo que ya se la respuesta. En los software que se utilizan en restaurantes, pequeñas tiendas de retail y similares, se emiten generalmente facturas simplificadas y en determinado momento, generalmente al cierre de día, se envían a "las oficinas centrales" (servidor central o similar), por lo que cualquier rectificación de facturas emitidas generalmente se hace por personal de administración y contabilidad que sabe lo que hace. Según veo con verifactu, por el tema del encadenamiento, todas las operaciones que se hagan en las facturas se deben hacer desde ordenadores que tengan acceso al pool de encadenamiento. Estando en red no hay problema, pero en sistemas descentralizados en los cuales la numeración de las facturas se crea en la propia unidad, todas esas modificaciones que antes se hacían en oficinas centrales por personal de administración ahora no podrán hacerse, si no es por medio de una conexión a estos equipos, por VPN o similar, lo cual en algunos casos no es tan sencillo porque el equipo de la unidad puede ser tan solo una TPV. Y por otro lado un camarero o dependiente no le puedes pedir conocimientos de contabilidad, en la mayoría de los casos no los saben ni los dueños... ¿Alguien más ve aquí un problema gordo? ¿Alguna idea para paliarlo en parte?

Buenas,
Yo creo que no es tanto problema siempre y cuando soluciones lo del envio por la noche y se hagan de forma inmediata al realizar la venta. Desde el sif central se puede rectificar facturas de otros sif del mismo obligado tributario

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Empezado por jlmoli_67

Buenas,
Yo creo que no es tanto problema siempre y cuando soluciones lo del envio por la noche y se hagan de forma inmediata al realizar la venta. Desde el sif central se puede rectificar facturas de otros sif del mismo obligado tributario

Hola, creo que no lo he explicado adecuadamente, al menos lo que ocurre en mi caso. Un restaurante, genera sus facturas simplificadas, cualificadas si hace falta etc. Y se envían los registros a Hacienda. Por la noche se envían a la oficina central los datos del día que incluyen los registros enviados. Aunque técnicamente tengo todos los datos de las facturas y puedo modificar lo que haga falta desde la oficina central, si lo hago tengo que dejar constancia en el encadenamiento de la tienda para no romperlo. En mi caso (como casi todos supongo) el encadenamiento se hace en una tabla de la base de datos. Necesito comunicar con esa base de datos de la tienda para ver el último envío y encadenarlo y además dejar registro de la modificación para que los siguiente registros que estará además en ese momento generando la tienda estén correctamente encadenados, lo cual puede no ser tan fácil como parece a primera vista. Si no estas conectado constantemente, y bien además, en cuanto cambies una factura has roto el encadenamiento. Un TPV en un centro comercial conectado a internet por Wifi puede tener algunos problemas...

[jlmoli_67]

Empezado por emailesc

Hola, creo que no lo he explicado adecuadamente, al menos lo que ocurre en mi caso. Un restaurante, genera sus facturas simplificadas, cualificadas si hace falta etc. Y se envían los registros a Hacienda. Por la noche se envían a la oficina central los datos del día que incluyen los registros enviados. Aunque técnicamente tengo todos los datos de las facturas y puedo modificar lo que haga falta desde la oficina central, si lo hago tengo que dejar constancia en el encadenamiento de la tienda para no romperlo. En mi caso (como casi todos supongo) el encadenamiento se hace en una tabla de la base de datos. Necesito comunicar con esa base de datos de la tienda para ver el último envío y encadenarlo y además dejar registro de la modificación para que los siguiente registros que estará además en ese momento generando la tienda estén correctamente encadenados, lo cual puede no ser tan fácil como parece a primera vista. Si no estas conectado constantemente, y bien además, en cuanto cambies una factura has roto el encadenamiento. Un TPV en un centro comercial conectado a internet por Wifi puede tener algunos problemas...

Buenas,
Si el central puede facturar llevara su propia serie de facturacion. El central es un sif y envia las factuas alli creadas.
cada tpv crean sus series y numeros de facturacion. Cada tpv conforma un sif

Cada sif encadena independientemente los registros de facturacion. El central encadenara los registros alli crados y cada tpvs haran lo propio con sus facturas.


Bien, desde el central y con la serie del central rectificas la serie/numero de una factura creada en otro sif y problema solucionado..


Otra cosa es que el central sea el que asigne los numeros de facturas a cada tpv. Entonce si es un follon.


Cual es tu caso?

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Empezado por jlmoli_67

Buenas,
Si el central puede facturar llevara su propia serie de facturacion. El central es un sif y envia las factuas alli creadas.
cada tpv crean sus series y numeros de facturacion. Cada tpv conforma un sif

Cada sif encadena independientemente los registros de facturacion. El central encadenara los registros alli crados y cada tpvs haran lo propio con sus facturas.


Bien, desde el central y con la serie del central rectificas la serie/numero de una factura creada en otro sif y problema solucionado..


Otra cosa es que el central sea el que asigne los numeros de facturas a cada tpv. Entonce si es un follon.


Cual es tu caso?

En mi caso cada unidad crea sus propias numeraciones (series y encadenamiento) y la oficina central también tiene sus propias series y encadenamientos. Pero por lo que entiendo, hacienda no te permite hacer modificaciones en un encadenamiento (por ejemplo en una factura en la oficina central con pongamos, serie 002) que rectifique una factura de otro encadenamiento, por ejemplo una factura de una unidad (por ejemplo con serie 001), porque eso rompería el encadenamiento y la integridad de la serie. La única manera es comunicando con la unidad e integrando la modificación en el encadenamiento de la unidad (serie 001). Y ahí es donde viene el follón...Aparte de que hay que conectar con cada unidad para las modificaciones necesarias, es que las personas que operan estos equipos, las TPVs, no tienen conocimientos contables...

Yo estoy pensando seriamente en hacer un curso para mis clientes, por una parte con aspectos básicos de la ley, para que sean conscientes de sus responsabilidades, y por otro de aspectos como proteger los certificados que van a tener que meter en los equipos para que no se los roben, por ejemplo...

[jlmoli_67]

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En mi caso cada unidad crea sus propias numeraciones (series y encadenamiento) y la oficina central también tiene sus propias series y encadenamientos. Pero por lo que entiendo, hacienda no te permite hacer modificaciones en un encadenamiento (por ejemplo en una factura en la oficina central con pongamos, serie 002) que rectifique una factura de otro encadenamiento, por ejemplo una factura de una unidad (por ejemplo con serie 001), porque eso rompería el encadenamiento y la integridad de la serie. La única manera es comunicando con la unidad e integrando la modificación en el encadenamiento de la unidad (serie 001). Y ahí es donde viene el follón...Aparte de que hay que conectar con cada unidad para las modificaciones necesarias, es que las personas que operan estos equipos, las TPVs, no tienen conocimientos contables...

Yo estoy pensando seriamente en hacer un curso para mis clientes, por una parte con aspectos básicos de la ley, para que sean conscientes de sus responsabilidades, y por otro de aspectos como proteger los certificados que van a tener que meter en los equipos para que no se los roben, por ejemplo...

Buenas,
Es que creo que no me explico.
Cada sif encadena sus propios registros.
El central encadena los suyos y cada tpv independientemente tambien.


Si creas un factura en el central, esta se encadenara con el ultimo registro de facturacion del central (ojo, con el ultimo registro de facturacion perteneciente a su sif).
Si creas un factura en un tpv, esta se encadenara con el ultimo registro de facturacion del tpv.




si Ahora quiero rectificar una factura del tpv desde el central pues creo una factura en el propio central con su serie y en esa factura hago referencia a la factura que quiero rectificar (en este caso sera numero y serie que le asignó el tpv). La factura generada pertenece al sif del central por lo tanto se encadenara al ultimo registro perteneciente al central y no al tpv.

El tpv ya encadeno en el momento de gener la factura con el ultimo registro generado en el propio tpv.

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Si, entiendo la parte que indicas. De lo que no estoy seguro es de que hacienda permita que modifiques una factura desde un encadenamiento distinto del que la creó. Por ejemplo en en este caso tendrían todas las facturas de la serie en un sitio, la unidad, por ejemplo. Si hay un requerimiento le envías el lote... pero habría una modificación que no estaría en esta serie, si no en la de la oficina central. Esto es lo que creo que no quieren...

[jlmoli_67]

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Si, entiendo la parte que indicas. De lo que no estoy seguro es de que hacienda permita que modifiques una factura desde un encadenamiento distinto del que la creó. Por ejemplo en en este caso tendrían todas las facturas de la serie en un sitio, la unidad, por ejemplo. Si hay un requerimiento le envías el lote... pero habría una modificación que no estaría en esta serie, si no en la de la oficina central. Esto es lo que creo que no quieren...

Es que creo que es en ese planteamiento en lo que te equivocas. El encadenamiento se hace en cada sif. La factura rectificativa se creada y encadenada con los datos del sif central mientras que la rectificada (en la que no hay que tocar nada) se encadeno en el tpv con su ultimo registro alli creado. Es todo correcto a mi entender. Un sif puede hacer referencia a un documento creado en otro sif mientras que pertenezcan los dos al mismo obligado tributario.



Por eso al hacer una consulta de documentos emitidos te permite filtrar por sif o bien no filtrar y obtener todos los registros. Cada sif es independiente.

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Empezado por jlmoli_67

Es que creo que es en ese planteamiento en lo que te equivocas. El encadenamiento se hace en cada sif. La factura rectificativa se creada y encadenada con los datos del sif central mientras que la rectificada (en la que no hay que tocar nada) se encadeno en el tpv con su ultimo registro alli creado. Es todo correcto a mi entender. Un sif puede hacer referencia a un documento creado en otro sif mientras que pertenezcan los dos al mismo obligado tributario.



Por eso al hacer una consulta de documentos emitidos te permite filtrar por sif o bien no filtrar y obtener todos los registros. Cada sif es independiente.

Ese es el tema creo, el hacer referencia desde un sif a un documento creado en otro sif: aunque el encadenamiento sea correcto no se puede. Por ejemplo en el documento de preguntas y respuestas de Verifactu, en las páginas 7 y 8 tenemos:
Pregunta: Para encadenar las facturas con diferentes series , por ejemplo de diferentes cajas en una misma empresa, como se encadenan? dentro de la serie? o se tiene que vincular todas las facturas y encadenarlas aunque sean de diferentes series?
Respuesta: Los registros de facturación se deben encadenar DENTRO de cada SIF, para un mismo obligado tributario, independientemente del número o serie de la fatura.


Otra:
Pregunta: Si un mismo obligado tributario tiene dos sistemas de facturación de dos desarrolladores diferentes y uno de esos sistemas recibe las ventas de forma descentralizada actuando como repositorio de las ventas del otro , ¿cómo deben encadenarse dichas facturas?
Respuesta: Los registros de facturación se deben encadenar DENTRO de cada SIF, para un mismo obligado tributario, es decir, debe existir una única cadena por cada par distinto de (obligado tributario ; SIF). La trazabilidad se materializa mediante el encadenamiento que el SIF realiza de los registros de facturación, es decir, se circunscribe al SIF. Una vez encadenados debidamente y generados (y firmados / remitidos a la AEAT), el reglamento y la orden no entran en lo que se haga posteriormente con los registros de facturación generados (como su posible envío a otros sistemas con idea de utilizarlos para otros fines), más allá de exigir su conservación, legibilidad y accesibilidad a futuro.


Según indican las dos respuestas, las modificaciones deben hacerse dentro de cada sif, aunque los dos pertenezcan al mismo nif. Es decir el encadenamiento se debe hacer en cada sif, pero las modificaciones a las facturas (entiendo) también.


En cualquier caso lo único que esta claro es que no está claro... le preguntaré a los de verifactu a ver que dicen...

[jlmoli_67]

Empezado por emailesc

Ese es el tema creo, el hacer referencia desde un sif a un documento creado en otro sif: aunque el encadenamiento sea correcto no se puede. Por ejemplo en el documento de preguntas y respuestas de Verifactu, en las páginas 7 y 8 tenemos:
Pregunta: Para encadenar las facturas con diferentes series , por ejemplo de diferentes cajas en una misma empresa, como se encadenan? dentro de la serie? o se tiene que vincular todas las facturas y encadenarlas aunque sean de diferentes series?
Respuesta: Los registros de facturación se deben encadenar DENTRO de cada SIF, para un mismo obligado tributario, independientemente del número o serie de la fatura.


Otra:
Pregunta: Si un mismo obligado tributario tiene dos sistemas de facturación de dos desarrolladores diferentes y uno de esos sistemas recibe las ventas de forma descentralizada actuando como repositorio de las ventas del otro , ¿cómo deben encadenarse dichas facturas?
Respuesta: Los registros de facturación se deben encadenar DENTRO de cada SIF, para un mismo obligado tributario, es decir, debe existir una única cadena por cada par distinto de (obligado tributario ; SIF). La trazabilidad se materializa mediante el encadenamiento que el SIF realiza de los registros de facturación, es decir, se circunscribe al SIF. Una vez encadenados debidamente y generados (y firmados / remitidos a la AEAT), el reglamento y la orden no entran en lo que se haga posteriormente con los registros de facturación generados (como su posible envío a otros sistemas con idea de utilizarlos para otros fines), más allá de exigir su conservación, legibilidad y accesibilidad a futuro.


Según indican las dos respuestas, las modificaciones deben hacerse dentro de cada sif, aunque los dos pertenezcan al mismo nif. Es decir el encadenamiento se debe hacer en cada sif, pero las modificaciones a las facturas (entiendo) también.


En cualquier caso lo único que esta claro es que no está claro... le preguntaré a los de verifactu a ver que dicen...

Pero si lo dice muy claro. Cada sif hace su encadenamiento.
Las modificaciones de las facturas generan un nuevo registro de facturacion (no se modifica nada). El sif central no modifica nada del sif tpv simplemente crea un nuevo registro en el que se informa de la creacion de la rectificativa y dentro se ese mismo resgistro se informa de que la factura rectificada es xxxxxxx perteneciente a otro sif pero del mismo nif.
La factura rectificativa encadena con el ultimo registro de facturacion del central y la factura rectificada ya encadenó en su momento en el tpv. Cada factura se encadenara en su sif correspondiente tal como dice la nota.