Prefacturacion, Proformas y Borradores de facturas (Faq Verifactu)

[bmfranky]

Empezado por Neftali [Germán.Estévez]

Resumo rápido lo que les han comentado a nuestra empresa, por si a alguien le sirve.
Básicamente, es que todos estos documentos (los que no son facturas) se pueden generar, modificar, borrar y facturar sin problemas, pero hay que dejar traza de todas estas operaciones.
Esto, en nuestro caso, afecta a pedidos, ofertas, albaranes y facturas borrador.

Si más adelante amplían o documentan más este tema, ampliaremos, pero por ahora con esto se cumple (esto es lo que nos han transmitido a nosotros).
Por ahora no hay documentación clara, todo esto ha sido vía consultas del departamento legal. Así que si lo quieren, imagino que tendrán que especificarlo más detalladamente.

No me preocuparía de esto, hasta que publiquen documentación clara.

Una pregunta, como lo habéis implementado?, creáis un log por cada prefactura, albarán, etc, en el que indicáis, se ha añadido tal producto o , se ha modificado la cantidad de tal linea??
Es por tener una idea de como implementarlo, porque de momento lo único que hacia es bloquear la pro forma una vez convertidas a factura final.

[Neftali [Germán.Estévez]]

Empezado por bmfranky

Una pregunta, como lo habéis implementado?, creáis un log por cada prefactura, albarán, etc, en el que indicáis, se ha añadido tal producto o , se ha modificado la cantidad de tal linea??

Aquí han decidido que en una primera versión (para cubrir expediente creo) se van a logar operaciones sobre documentos, pero no a nivel de detalle de líneas.
Supongo que si en algún momento sale algo más concreto, se ampliará.

Me explico. Cuando das de alta, modificas, anulas (borras), cambias de estado (**) queda reflejado como operación.
Y luego para cada operación se almacenan campos de la cabecera y del pie (por decirlo así). Los importantes; Se guarda el total, pero no las líneas. Si cambian un importe quedará la modificación, pero no sabrás qué línea ha cambiado.

(**) Los cambios de estado, para nosotros, es que además de las operaciones básicas (A/M/B) hay conversiones (le llamamos cambios de estado). Una Oferta puede convertirse en pedido, un pedido en albarán, un albarán en factura borrador y una factura borrador finalmente se convierte a factura (y los saltos directos, no hace falta pasar por todos los estados).

Los registros llevan un HASH para evitar modificaciones y van encadenados con el HASH anterior (similar a lo que hacemos con los reg. de facturación).

[bmfranky]

Empezado por Neftali [Germán.Estévez]

Aquí han decidido que en una primera versión (para cubrir expediente creo) se van a logar operaciones sobre documentos, pero no a nivel de detalle de líneas.
Supongo que si en algún momento sale algo más concreto, se ampliará.

Me explico. Cuando das de alta, modificas, anulas (borras), cambias de estado (**) queda reflejado como operación.
Y luego para cada operación se almacenan campos de la cabecera y del pie (por decirlo así). Los importantes; Se guarda el total, pero no las líneas. Si cambian un importe quedará la modificación, pero no sabrás qué línea ha cambiado.

(**) Los cambios de estado, para nosotros, es que además de las operaciones básicas (A/M/B) hay conversiones (le llamamos cambios de estado). Una Oferta puede convertirse en pedido, un pedido en albarán, un albarán en factura borrador y una factura borrador finalmente se convierte a factura (y los saltos directos, no hace falta pasar por todos los estados).

Los registros llevan un HASH para evitar modificaciones y van encadenados con el HASH anterior (similar a lo que hacemos con los reg. de facturación).

Osea por ejemplo .


Añadís la lineas algo así?:
....
23/10/25 ALTA PROFORMA 2025/0000123 BRUTO: 1.033,00 IMPUESTO 21% 216,93 "Hash calculado anterior + esto"
23/10/25 MODIFICADO PROFORMA 2025/0000123 BRUTO: 1.030,00 IMPUESTO 21% 216,30 "HUELLA"
24/10/25 FACTURADO PROFORMA 2025/0000123 -> F1-25-10000145 "Huella"


Algo así seria +/- lo que me comentabas?

[Neftali [Germán.Estévez]]

Empezado por bmfranky

Añadís la lineas algo así?:
....
23/10/25 ALTA PROFORMA 2025/0000123 BRUTO: 1.033,00 IMPUESTO 21% 216,93 "Hash calculado anterior + esto"
23/10/25 MODIFICADO PROFORMA 2025/0000123 BRUTO: 1.030,00 IMPUESTO 21% 216,30 "HUELLA"
24/10/25 FACTURADO PROFORMA 2025/0000123 -> F1-25-10000145 "Huella"

Algo así seria +/- lo que me comentabas?

Si.
Como he dicho hay todos los campos de la cabecera importantes (los referentes a Cliente, Fechas, Serie, Número, Tipo Factura,...) y los importes (Totales, IVA total, Total moneda,...).
Pero la idea es más o menos esa.

La finalidad es que si se necesita, se pueda ver "toda la vida" de ese documento, desde que se creó hasta ahora.
Por ejemplo, si se creó como oferta, luego se modificó, luego se convirtió albarán, luego pasó a f.borrador, luego se añadieron líneas (se modificó el importe), y finalmente se facturó.

[emailesc]

Por si os sirve de algo nosotros tenemos básicamente 6 tablas: pedidos, prefacturas y facturas cada una separada en dos tablas, la de los campos relativos al pedido en sí y otra con los artículos de los pedidos. Creo que todo el mundo esto lo tendrá mas o menos igual. Lo que hemos hecho es crear otra tabla igual de cada una, de pedidos y artículos. Cada vez que hay un cambien de cualquier tipo, y antes de realizarlo, hacemos una copia tanto del pedido antes de cambiarlo como de los artículos que contiene, y luego se cambian los campos que se tengan que cambiar. Cuando los pedidos pasan a prefacturas, hay un campo que enlaza el pedido/pedidos de los que proviene, y también funciona igual, si se cambia algo hay otras dos tablas que guardan los datos antes del cambio. Y cuando pasan a facturas hay otro campo que identifica la prefactura de la que proviene. Al pasara a facturas se "bloquea" todo lo anterior: en realidad hay dos formularios en pedidos y prefacturas: lo que esta bloqueado, que solo se puede ver, y lo pendiente de facturar que si se puede editar. Luego hay un formulario que permite ver todo enlazado si alguien se quiere entretener un rato. Son un montón de tablas con un montón de datos, que se van acumulando y no valen para nada más que para gastar disco duro, porque nadie lo va a mirar jamás (y los de hacienda menos), pero bueno, es fácil de implementar y se cumple con la traza y la no modificación.

[bmfranky]

Empezado por emailesc

Por si os sirve de algo nosotros tenemos básicamente 6 tablas: pedidos, prefacturas y facturas cada una separada en dos tablas, la de los campos relativos al pedido en sí y otra con los artículos de los pedidos. Creo que todo el mundo esto lo tendrá mas o menos igual. Lo que hemos hecho es crear otra tabla igual de cada una, de pedidos y artículos. Cada vez que hay un cambien de cualquier tipo, y antes de realizarlo, hacemos una copia tanto del pedido antes de cambiarlo como de los artículos que contiene, y luego se cambian los campos que se tengan que cambiar. Cuando los pedidos pasan a prefacturas, hay un campo que enlaza el pedido/pedidos de los que proviene, y también funciona igual, si se cambia algo hay otras dos tablas que guardan los datos antes del cambio. Y cuando pasan a facturas hay otro campo que identifica la prefactura de la que proviene. Al pasara a facturas se "bloquea" todo lo anterior: en realidad hay dos formularios en pedidos y prefacturas: lo que esta bloqueado, que solo se puede ver, y lo pendiente de facturar que si se puede editar. Luego hay un formulario que permite ver todo enlazado si alguien se quiere entretener un rato. Son un montón de tablas con un montón de datos, que se van acumulando y no valen para nada más que para gastar disco duro, porque nadie lo va a mirar jamás (y los de hacienda menos), pero bueno, es fácil de implementar y se cumple con la traza y la no modificación.

Entonces en una proforma , que aveces modificamos un porrón de veces, antes de que el cliente la acepte, que creáis imágenes espejo hasta el infinito??, O simplemente machacáis la copia cada vez?

[emailesc]

Empezado por bmfranky

Entonces en una proforma , que aveces modificamos un porrón de veces, antes de que el cliente la acepte, que creáis imágenes espejo hasta el infinito??, O simplemente machacáis la copia cada vez?

Depende, en los programas de TPV las adiciones de artículos no se registran ya que están en el ticket, pero cambios en cantidades "para abajo" sí. Luego el sistema solo deja borrar artículos en determinadas circunstancias, solo pueden cancelarlos: quedan marcados pero no se borran. Por otro lado respecto a las proformas cada vez que se emite/imprime hay una tabla que la graba entera, ticket y artículos. Otra tabla para dar de comer a los proveedores de discos duros y que no va a mirar nadie jamás.
En el ERP, que es lo que comentaba antes, sí, cada vez que se modifica un registro se graban todos los campos del mismo en otra tabla, exactamente como estaban antes del cambio. Estas tablas tiene la misma estructura que la primera, salvo un indice adicional para ella, y tres campos más para el usuario que realiza el cambio, la fecha hora y el tipo de modificación: si es borrado o edición.

[Jarogo08]

Empezado por emailesc

Depende, en los programas de TPV las adiciones de artículos no se registran ya que están en el ticket, pero cambios en cantidades "para abajo" sí. Luego el sistema solo deja borrar artículos en determinadas circunstancias, solo pueden cancelarlos: quedan marcados pero no se borran. Por otro lado respecto a las proformas cada vez que se emite/imprime hay una tabla que la graba entera, ticket y artículos. Otra tabla para dar de comer a los proveedores de discos duros y que no va a mirar nadie jamás.
En el ERP, que es lo que comentaba antes, sí, cada vez que se modifica un registro se graban todos los campos del mismo en otra tabla, exactamente como estaban antes del cambio. Estas tablas tiene la misma estructura que la primera, salvo un indice adicional para ella, y tres campos más para el usuario que realiza el cambio, la fecha hora y el tipo de modificación: si es borrado o edición.

eso si le metes un trigger a la tabla ya funciona sólo, ¿no? Y ya no hay que programar nada, se encarga la base de datos sola (estoy hablando de SQL Server, no sé si otras tienen lo mismo)

[emailesc]

Empezado por Jarogo08

eso si le metes un trigger a la tabla ya funciona sólo, ¿no? Y ya no hay que programar nada, se encarga la base de datos sola (estoy hablando de SQL Server, no sé si otras tienen lo mismo)

Supongo que sí, el indice yo lo tengo como autonumérico, y la fecha y hora es un Getdate(), el tipo de cambio lo sacas del tipo de trigger, lo único que te faltaría es el usuario que realiza el cambio (siempre que quieras poner estos campos claro). En cualquier caso yo lo tengo como clases y consultas en datasets, ya que básicamente es lo mismo, pero te da mas juego de modificar cosas, poner verificaciones, enlazar con otros objetos etc.

[Neftali [Germán.Estévez]]

Empezado por bmfranky

Entonces en una proforma , que aveces modificamos un porrón de veces, antes de que el cliente la acepte, que creáis imágenes espejo hasta el infinito??, O simplemente machacáis la copia cada vez?

Nosotros creamos una línea por cada vez que se modifica.