Adminsitrar archivos relacionados a una operación

[Oxa78]

Saludos foro, de antemano gracias por las respuestas.

Les cuento, la empresa para la que desarrollo se dedica a vender "harina de pescado" entonces, existe un solo vendedor que se contacta con los clientes y realiza las ventas. Una venta finalizada se concreta con la confirmación vía mail del cliente.

Entonces el vendedor recibe el mail o archivos de word, pdf, jpg del cliente con el cierre de la venta. Luego el vendedor coordina la logistica y realiza la factura en un sistema de facturación que tengo desarrollado en Delphi.

Por todo esto, el vendedor consulta constantemente este mail de cierre de venta enviado por el cliente para verificar las especificaciones. Ademas le puenden llegar docuemntos adjuntos de Word, pfd o archivos escaneados.

No tengo idea de como hacer esto....

Si alguien propone algun camino estaria agradecido.

Muchas Gracias
__________________
Joseph Buttgembach Verde
Lima - Perú

[Oxa78]

Saludos :

Analizando algunas ideas, planteo lo siguiente.

Los documentos adjuntos de tipo Word, Pdf o jpg y tambien los emails q se guardaran com archivos msg se alamcenaran de la sigueinte forma :

Antes quiero especificar q los mails se tendran q abrir y luego guardar como .msg.

Entonces los documentos q el vendedor reciba se guardaran en el servidor en una carpeta creada.

Mi problema es como vinculo estos documentos a un contrato de venta o factura.

Es decir quisiera q en el sistema abra una factura o contrato y tenga una opcion q me muestre los documentos q tiene vinculado, asi uno podria abrirlos desde el sistema. Q me recomiendan.

1.- El usuario podria guardar archivos en el servidor vinculados a un numero de factura o contrato. Como podria vincular esto ? Podria generar carpetas con el nro de factura y contrato, el usuario debera elegir la carpeta realcionada a la factura o contrato.

Cual seria la mejor forma de vincular el docuemnto con una factura o contrato ?

Gracias por su ayuda

[[AzidRain]]

Tendrias que usar una tabla (en cualquier motor de BD de tru preferencia) que se encargue de mantener los vínculos:

  id_vinculo    |    id_contrato    |  desc_docto               | tipo_docto | path
------------------------------------------------------------------------
      1              1                    Instrucciones Cliente      DOC           C:\Doctos\Uno\Instruc.doc  
2                     1                   Foto Articulos               JPG
C:\Doctos\Uno\Asilosquire.jpg
  3                     2                   Mail de pedido            MSG
C:\Doctos\Uno\Pedido.msg

De manera que si por ejemplo se abre el contrato con la ID "1", con un simple query obtienes los nombres y path (y alguna otra info) de los archivos que le corresponden (en este ejemplo un DOC y un JPG). Si escogiera el contrato con la clave 2, se tiene que abrir el archivo MSG que se encuentra en el path.

El path puede ser absoluto y no seria necesario escribirlo pues con uno de los componentes de archivos de windows se puede poner un bonito cuadro para seleccionar el archivo y guardar el path completo. Esto lo puedes hacer desde tablas planas DBF o Paradox hasta MySQL o FB...

Me parece sencillo, platicame si te sirve...Perdón por el codigo movido pero no encontre forma de colocarlo correctamente.

Bajo este esquema es necesario primero crear el contrato o factura y posteriormente vincularle los documentos que se requieran, como ves en el ejemplo no es necesario que los archivos vinculados residan en la misma carpeta, pueden estar dispersos ya que lo que se vincula es el path completo del archivo. Obviamente si este dato se sube a un servidor puedes entonces forzar a que los documentos "vinculados" se almacenen en una sola carpeta por lo que el path absoluto sale sobrando...

[[Lepe]]

Si suelen tener muchos archivos adjuntos de un pedido, podrías solicitar dichos archivos, copiarlos o moverlos al servidor a una ruta fija añadiendo el número de factura en el path, de esa forma todos los datos estarían más organizados.

Ejemplo:

Servidor -> c:\Mi Programa\Archivos adjuntos\factura 233-2007

De esta forma si el usuario quiere consultar / modificar los archivos sin usar tu programa, tendría un acceso rápido. Incluso se podrían añadir archivos sin tener que guardar su path y un código, ya que se puede extraer todos los ficheros de esa carpeta y ya sabes que estan asociados a dicha Factura.

Los usuarios suelen ser muy desorganizados, y para este tipo de cosas no es bueno guardar el path... porque un día lo almacenan en Mis documentos, otras veces, en c:\, etc.

Quizás sea la idea más fácil de implementar.

Saludos

[Oxa78]

Saludos nuevamente gracias por las respuesta, mil disculpas por no contestar rapidpo.

Ya tengo una idea clara sobre q hacer, a continuación planteo el procedimiento :

Suponenmos q el Vendedor tiene ya en el sistema una Factura #6969, entonces quiere vincular archivos a esta factura y consultarlos posteriormete.

Para Vincular : El Vendedor se ubica en la factura y existira una seccion para vincular documentos, esta seccion tendra un control "Save Dialog" q permitira ubicar el archivo en la PC del usuario para vincularse a la Factura.

El proceso de vinculacion realizara copia del archivo hacia una carpeta específica en el servidor, al mismo tiempo guardara en una tabla con el idvinculo, nombre, nro de factura, ruta y todas las indiciaciones q me indicaron en sus mensajes.

Luego mostrare los documentos vinculados en un formulario donde mostrara los datos de tabla de vinculos, al hacer doble click abriria el documento.


Ahora tengo un par de dudas adicionales.

El procedimiento q pienso hacer para guardar el archivo vinculado en el servidor, es el mejor?, o podria hacer algo mas sofisticado ?

Cuando muestre los documentos vinculados, al hacer doble click debe arbrilo. Cual sería el mejor procedimiento para abrir este archivo, si lo abro con "shellexecute" abrira el archivo desde el servidor, pero podría utilizar otra forma?, podría abrirlo vía un el internet explorer? Pregunto esto para saber si es mas rapido abrirlo con el internet explorer.

Nuevamente, muchas gracias por sus apreciaciones.

Mil gracias