Como y Cuando actualizar las tablas para trabajar en red

[Delphitest]

Buenas tardes,

no pensé que tendría problemas con este tema pero al final creo que me estoy liando de tantas vueltas que le estoy dando.

Trabajo con ADO y Access, tengo instalado el ejecutable y la base de datos access en un servidor con s.o. windows server y desde 3 puestos he creado unos accesos directos al ejecutable para poder trabajar. Se ejecuta y se puede trabajar sin problemas.

La verdad es que las pruebas que he hecho han funcionado bien pero de vez en cuando tengo problemas con los datos.

Cuando por ejemplo desde un puesto añado un registro, ese puesto lo ve bien pero los demás no hasta que cierro el programa y vuelvo a entrar desde los que no lo ven, entonces ya aparece.

Entiendo que algo hago mal en cuanto al refresco / actualización de los datos.

Me podríais decir por costumbre en qué momento debo refrescar las tablas? Me refiero si es después de un post, en el evento activate de los form...

Para refrescar esos datos uso Refresh pero no me queda claro si lo que hace es actualizar los datos de la tabla o refrescar los datos del equipo donde se ejecuta.

He visto que es posible usar UpdateRecord pero no entiendo la diferencia y cual debería usar.

Gracias por vuestras opiniones