Pasar datos de una aplicacion a otra! ideas pleas

[voldemmor]

Hola amigos os buelvo a molestar.
Tengo que realizar un sistema que se compone de 2 aplicaciones separadas, una la tendran los colegios y otra la direccion de educacion.
Los colegios Requieren generar documentos con mayor detalle de informacion y un listado de los alumnos que se acaban de graduar y enviar estos datos a la direccion de educacion, impresos (los que cuentan con todo el detalle) y digitales acorde con la direccion de educacion.
La direccion de Educacion no requiere tanto de talle en los datos que se ingresaran a la base de datos, nesesitan el nombre del plantel, su direccion y sus encargados asi como la nomina de alumnos.
Los documentos impresos que generan los colegios se los receptara y archivara en libros acorde a cada anio lectivo.

El problema es que no se como generar un archivo o algo que posea estos datos y como leerlos de la aplicacion que los reciva, Que tipo de Archivo deberia usar o si medan alguna otra solucion.

Otro problema es que al tratarse de colegios rurales no cuentan con internet y el envio de la información se la debera realizar mediante CD o algun otro sistema de almacenamiento esterno.

Para la Aplicacion pienso usar FB 2. y delphi 6 .

Por favor agradeceris mucho su ayuda con ideas para dar solucion a este pequeño problema.

Gracias de antemano