Depende de como hayas hecho el sistema de entrada de datos, lo normal es un formulario donde pides por ejemplo el dato "clave", "código", etc. entonces compruebas si existe. En caso positivo, muestras los datos que ya existen o sacas un mensaje diciendo que existe y que teclee otro, etc. a tu gusto.
La verdad es que tu pregunta no está muy clara, es muy amplia y puede contestarse muchas cosas, debes ser más específicos, dar más información, ya sabes: a mejores preguntas... mejores respuestas
