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Respuesta de AEAT Veri*Factu
Buenas tardes, después de mas de dos semanas de espera, hacienda nos ha contestado sobre este tema.
Cita:
Buenos días:
La cuestión planteada por Vd. tiene una gran trascendencia, ya que es muy importante distinguir entre la anulación de una factura, la rectificación de una factura y la subsanación de un Registro de Facturación (RF). Intentamos aclarar a continuación, resumidamente, los tres conceptos.
1.- Con carácter general, todas las facturas emitidas, en la medida en que respondan a operaciones realmente efectuadas (como es el caso habitual) no pueden anularse. En el caso de que exista alguna diferencia entre lo facturado y la realidad, por ejemplo, que por un defecto de cantidades o de calidades, o por otras razones, y se deba modificar su importe, procederá la emisión de una factura rectificativa, en los términos que establece el ROF (Reglamento de Obligaciones de Facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012) y la Ley y Reglamento del IVA. Esa rectificación, con carácter general, puede realizarse por medio de la sustitución de la factura inicial por una nueva factura o bien por la modificación de la factura inicial. Existe al respecto una amplia explicación que puede hallarse en las preguntas frecuentes del SII, que pueden ser aplicadas en general al reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. En estos casos los RFs generados serán siempre "RF de alta", que se regula en el artículo 10 del RRSIF.
2.- La anulación no es, por lo tanto, un concepto jurídico, razón por la que no se pueden encontrar artículos que se refieran a la misma. Se trata más bien, de una un concepto fáctico que se aplica, como establece el artículo 11.1 del RRSIF "cuando se haya emitido erróneamente una factura", por ejemplo, cuando se llega a emitir con el SIF una factura por un servicio o una entrega que no existen y que, por tanto, no se han realizado. Aunque hay varios supuestos, uno de ellos podría ser la emisión de facturas de prueba, o de formación que no responden a una realidad o transacción real.
Con la anulación se trata, pues, de "deshacer" tanto la expedición de la factura erróneamente emitida como el correspondiente registro de facturación generado. La consecuencia de ello es que dicha factura no tendrá ningún efecto fiscal ni en libros registros, ni en autoliquidaciones a presentar. Sin embargo, de acuerdo con la normativa SIF, tanto los registros erróneamente producidos, como los registros por medio de los cuales se anulen los anteriores, deberán conservarse o, alternativamente, remitirse a la sede electrónica cuando la modalidad utilizada sea VERI*FACTU. En este caso el Registro de Anulación es un "RF de anulación" que se regula en el artículo 11 del RRSIF.
3.- Por lo que se refiere al concepto de subsanación, este se produce cuando se detecta un error en algún dato del RF cuyo "arreglo" no suponga tener que emplear el procedimiento de rectificación de la factura según el ROF. En este caso, cuando no sea precisa la rectificación de la factura, bastará con la "reparación o subsanación" de los datos erróneos que había en del registro original mediante la generación de un nuevo registro de alta de subsanación (que tendrá ya los datos correctos) y, en su caso, realizando una nueva remisión del mismo a la Sede Electrónica de la AEAT.
Se incluye a continuación una explicación tomada de unas aclaraciones de dudas de desarrolladores que se están elaborando para su próxima publicación que esperamos que le sirva de ayuda:
FORMA DE PROCEDER ANTE ERRORES COMETIDOS AL FACTURAR: RECTIFICACIONES, ANULACIONES, SUBSANACIONES.
Desde el punto de vista de la operativa del usuario, si el producto de facturación ofrece todas las funcionalidades necesarias y las cumple como se señala en la normativa, debería actuar de la siguiente manera según el tipo de error cometido y/o el momento en el que este se produce:
1.- ANTES DE EXPEDIR DE LA FACTURA (en fase de “edición”).
Si los errores se detectan "mientras se está confeccionando la factura", es decir, cuando se está editando pero aún no se ha emitido, se corrigen sin más antes de emitirla. Posteriormente, cuando se emita, se supone que estará correcta.
2.- DESPUÉS DE EXPEDIR LA FACTURA.
a) Si los errores detectados tras la emisión están previstos en el reglamento de obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, deberá efectuarse su rectificación de acuerdo con el procedimiento que indique el ROF según el tipo de error de que se trate, lo que implica expedir nueva/s factura/s rectificativas de la factura original errónea, en la/s que se pondrán los códigos de los campos de RF qué le/s corresponda/n de entre los que se detallan en la OM HAC/1177/2024.
b) Si los errores detectados tras la emisión NO están contemplados en el ROF, pero afectan a campos del registro de facturación (RF) generado al emitir la factura (que, digamos, “no se ven” en la factura impresa, es decir, son campos “internos”, como ciertas codificaciones tributarias), se debe corregir la factura original (esos datos “internos” de la misma) y se debe generar un RF de alta de subsanación de esa factura donde conste ya la nueva información que proceda. Estos casos deberían ser MUY POCO FRECUENTES.
c) Si los errores detectados tras la emisión NO están contemplados en el ROF ni afectan a campos del registro de facturación (RF) generado al emitir la factura, se corrige la factura original sin que sea preciso generar un nuevo RF de ningún tipo.
d) Si se considera que "toda la factura" en sí misma está mal o no debería haberse emitido, siempre que para solucionarlo no deba emplearse algún procedimiento (de rectificativa u otro) previsto en el ROF, se podrá "anular" generando para ello un RF de anulación. Estos casos deberían ser MUY POCO FRECUENTES.
Como se puede ver, el uso de los RF de anulación y de alta de subsanación deben ser casos muy excepcionales, siempre a valorar y utilizar con prudencia.
La operativa descrita debería ofrecerla el SIF (a poder ser, de la forma más transparente e intuitiva, para facilitar la operativa al usuario) y gestionarla automáticamente según lo que el usuario necesite, con "impacto" mínimo para él.
Se recuerda que la forma correcta de facturar es universal (aplica a todos los sectores) y lleva en vigor muchos años. El RD 1007/2023 no cambia la forma de facturar, sino que, básicamente, solo exige a los SIF unos requisitos adicionales que deben cumplir para garantizar la seguridad y el control de lo facturado.
ACLARACIONES ADICIONALES RELACIONADAS CON LOS CASOS INDICADOS:
· Sobre el caso 2.a), cuando se trate de un SIF VERI*FACTU:
¬ En el probable caso de que el RF generado de la “factura errónea” fuera rechazado por la AEAT (lo que podría servir para que el usuario se percatara del error cometido), ese RF rechazado no figuraría jamás en los sistemas de la AEAT (aunque constaría un rechazo).
¬ Si el RF generado de la “factura errónea” fuera aceptado con errores por la AEAT (lo que podría servir para que el usuario se percatara del error cometido), ese RF quedaría para siempre con esos errores en la AEAT.
¬ Si el RF generado de la “factura errónea” fuera aceptado por la AEAT porque, aunque contiene algún dato erróneo (detectado posteriormente: por ejemplo, el tipo impositivo, en el que se ha puesto un 10% cuando debería haberse puesto un 21%), como formalmente ha pasado todas las validaciones, ese RF quedaría para siempre con esos errores en la AEAT.
Todas estas situaciones quedan tal y como se ha indicado porque en este caso se ha asumido que, para solucionar el error, el ROF exige utilizar el procedimiento de rectificación (lo que supone generar factura/s nueva/s) y, por tanto, no habría que hacer nada más en cuanto a la factura errónea original ni a su/s RF. No obstante, dichas situaciones de error se dan por solucionadas en este caso cuando se reciba/n correctamente RF de la/s nueva/s factura/s rectificativa/s de la factura errónea original (que indicará/n a qué factura está/n rectificando).
· Sobre el caso 2.b), cuando se trate de un SIF VERI*FACTU:
¬ Si el RF generado de la “factura errónea” fuera rechazado por la AEAT (lo que podría servir para que el usuario se percatara del error cometido), habría que corregir la factura original y generar un RF de alta de subsanación, sin registro previo en la AEAT (ya que el RF “original” fue rechazado y no existe en la AEAT). Por lo tanto, este RF de alta de subsanación deberá llevar una codificación especial en ciertos campos ('Subsanacion' = "S" y 'RechazoPrevio'="X"), de manera que se distingan adecuadamente este tipo de casos. Están indicados en la pestaña "A)Cuadro Operativa Alta" (Operación: 'Alta por rechazo') del Excel de diseños de registros en la web de desarrolladores de la AEAT.
¬ Tanto si el RF generado de la “factura errónea” fuera aceptado con errores por la AEAT (lo que podría servir para que el usuario se percatara del error cometido) como si fuera aceptado (pero se detectara un error posteriormente), habría que corregir la factura original y generar un RF de alta de subsanación (en este caso, se recuerda que el RF “original” fue aceptado y existe en la AEAT).
· Sobre los casos 2.b) y 2.d): en principio, tanto un RF de alta de subsanación como un RF de anulación se podrían generar y conservar o remitir a la AEAT desde un SIF distinto al que expidió la factura original (aunque probablemente, lo más habitual es que todo se haga en el mismo SIF).
· Sobre el caso 2.d): siempre y cuando el ROF no obligue a actuar de otra forma, mediante facturas rectificativas, la generación de un RF de anulación está pensada como una forma ágil de dejar constancia de que una factura expedida por error no debería haberse expedido y, por tanto, que dicha factura no tiene validez y no ha de tenerse en cuenta. Esta forma de actuar (cuando sea posible) no implica la expedición de nuevas facturas que "contrarresten o compensen" la factura expedida por error (que son mecanismos contemplados en los procedimientos admitidos de rectificación de facturas y que, si se utilizaran, no procedería hacer un RF de anulación de la factura expedida por error). Otra cosa es que, adicionalmente, sea necesario realizar otras operaciones (asientos contables, actualización de stock de mercancías...) para "deshacer" (mediante "contraasientos" y operaciones de signo contrario) otras posibles acciones efectuadas en el sistema de información empresarial como consecuencia de la expedición por error de la factura.
· Sobre el caso 2.d): un aspecto que puede influir en el uso de este mecanismo es si la factura expedida (con errores) ya se ha entregado o no al cliente. Si NO se hubiera entregado, este hecho favorecería la consideración de que se trata de una factura defectuosa e incorrecta que no debería existir ni llegar al cliente (una expedición "fallida") y, por lo tanto, que fuera susceptible de anularse y, después, si procede, expedir una nueva factura "original" (no rectificativa) correcta que se entregaría al cliente.
· Cuando haya que generar (y, en su caso, remitir) un RF de alta de subsanación o un RF de anulación, esto deberá hacerse en cuanto sea posible tras realizar las acciones que procedan -según el caso- para solucionar el error, no existiendo, en principio, un plazo máximo fijado para ello.
Atentamente,
Atención al Usuario
Departamento de Informática Tributaria
Email: verifactu@correo.aeat.es
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Espero que os ayude.
Saludos
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