Bueno, me estas dejando sin opciones
Parece que ya venias con una idea muy clara de lo que querías, así que dejame hacer una ultima sugerencia y si no te gusta ya no hago mas.
Si cuando realizas el mantenimiento ajustas el valor del numero de serie, para que refleje el numero del equipo nuevo, no veo donde esta el problema. Podrías crear incluso una pequeña aplicación, un par de Kb, que realice el ajuste de forma automática. Así el encargado de hacer el mantenimiento, solo tendría que ejecutar la aplicación al terminar la instalación del equipo nuevo, no le supondría mas trabajo que ajustar la ip o el nombre del equipo.
Lo dicho una sugerencia ...