Saludos
En cuanto a lo primero, me dices que cuando carga la aplicacion pide un nombre de usuario y clave, es decir es la primera forma que carga.
un amigo me enseño a hacerlo de la siguiente forma:
en la aplicacion al iniciar me pide nombre y clave (al igual que la tuya) y hay dos botones Aceptar y Cancelar(este solo para no entrar a la aplicacion)
en el codigo del boton aceptar (OnClick) es en donde se consulta que nivel de acceso tiene es decir si es administrador o un usuario con menos privilegios en fin.
en la base de datos hay una tabla usuario que guarda el nombre, nobre de usuario, clave y nivel de acceso, utilizamos cero para los administradores(supongo que tendras otros).
bueno al hacer clic en el boton aceptar si devuelve cero en la consulta del nivel de acceso entonces habilita todas la opciones del sistema, y para crear nuevos usuario hay un menu de administracion del sistema que muestra un Form en donde se crean los usuarios y todo lo que quieras guardar de ellos (solo tiene acceso el nivel administrador).
EN cuanto a lo segundo puedes utilizar DATE para la fecha del sistema (si estamos hablando de delphi) y para la hora supongo que es TIME.
Espero ser de ayuda y haberme hecho entender.
