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Yo dejaría lo mínimo, indispensable. El código de proveedor debe de ir porque así permites que puedas comprar un mismo artículo a diferentes proveedores. Lo del inventario sobra pues puede resultar inexacto en algún momento dado, sobre todo con artículos que tienen mucho desplazamiento (Ej.: Había 100 cuando empezaste a capturar la compra, en el transcurso se vendieron 10 [ya hay 90 fisicamente] y compras 100, erroneamente podría pensarse que hay 200 y en realidad hay 190). Unicamente necesitas la cantidad.
Te recomiendo manejar un esquema de inventario perpetuo donde cada compra aumenta el inventario al finalizarse y cada venta lo disminuye, así como los otros casos donde tienes entradas y salidas como son:
* Mercancía que se daña o se echa a perder (salida)
* Mercancía que se roban (en un autoservicio siempre existe el robo a pequeña escala pero existe) (salida)
* Mercancía que utilizas para la propia negociación (por ejemplo, necesitas limpiador para las oficina, vas y lo tomas del anaquel) (salida)
* Promociones y regalos a clientes (salida)
* Compras de artículos (entrada)
* Promociones y obsequios de proveedores (comprame 10 y te regalo 2 mas)
Ahora bien no se como estés manejando el proceso de compra, pero tendría que ser mas o menos así:
1.- Levantar el pedido y capturar una orden de compra con todo lo que le pides al proveedor, la cual le envías.
2.- Al llegar el proveedor tendrá que mostrar o indicar su numero de orden de compra para que quien reciba pueda verificiar que en efecto le están entregando únicamente lo que se pidió. Si por algún motivo el proveedor no surtiera todo (por escasés u otro) se puede ajustar pero queda evidencia de dicho ajuste.
3.- Al finalizar el recibo de la mercancía el inventario se actualiza y en ese momento ya puedes consultar en el historial de compras 2 cosas muy importantes: cuando lo pediste, cuanto pediste, cuando te surtieron y si te surtieron completo.
4.- Pasar la factura o documento para tramitar su pago una vez que ya sabemos que todo se recibió, obviamente la factura deberá coincidir con lo realmente surtido.
Asi es como se maneja al menos por aquí en México y en USA, no se de que parte eres.
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