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Hola,
Me temo que ambas cuestiones no tienen exactamente que ver con Oracle ni PHP. Lo primero que dices se soluciona (si no me equivoco) con una consulta SQL. Para lo que dices de discriminar entre documentos "aprobados" o no, también estamos hablando de la base de datos: creo que sería cuestión de contar con un campo en cierta tabla que determine el estado de los documentos. No sé si sería en la tabla de "documentos", en otra tabla... esto ya depende, entre otras cosas, del diseño de tu base de datos.
En lo que respecta a la segunda cuestión estamos hablando de JavaScript. Trabajando o no conjuntamente con el servidor, pero, en definitiva, creo que ahí estamos ya en el cliente y es JavaScript lo que debemos usar, junto con HTML, CSS y el DOM... Pero me temo que para esto no hay una solución, sino que debe haber muchas, y dependerá otra vez del enfoque conque encares el asunto. Se me hace muy complicado decirte más, partiendo sólo de lo que comentas.
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